一、什么是视频会议系统：
首先简单介绍一下什么是视频会议系统：视频会议系统是通过网络通信技术实现的虚拟会议，让地理上分散的用户可以通过图形、声音等多种方式进行信息交流的应用系统，并支持人们远距离交流和分享实时信息，进行协同工作。视频会议极大地促进了协作成员之间真实和直观的交流，在远程教学和会议中也起着举足轻重的作用。在经历了年的非典和年的全球金融风暴之后，国内企业对视频会议的需求越来越大。年新冠疫情的爆发，再次加速了视频会议的发展。
二、视频会议系统的分类：根据产品类型，视频会议系统分为硬件视频会议系统和软件视频会议系统；
2.1.早期有很多视频会议系统。主要基于硬件，硬件视频会议系统：包括终端设备、传输网络（包括传输设备和传输通道）、多点控制单元（MCU）。其中，视频终端包括摄像头、编解码器、各种音频、视频和网络接口，可分为会议室型和桌面型。MCU负责会议控制和信息交换，硬件会议系统建设成本较高。
会议系统除了支付硬件建设成本外，还要按用户数收费，所以企业也要按用户数付费，所以早期的硬件会议系统有以下缺点：
1）硬件建设成本高，除总部建设服务器外，各子公司需采购指定配套硬件设备；2）硬件兼容性差；3）按用户数收费，不能全员普及；4）硬件安装、接入复杂，对环境要求高，拆卸不方便；5）硬件更换快，技术容易被淘汰；6)网络要求高，总部与分公司的通信需要高带宽。建议使用专用通信网络，网络投资高；7）与第三方连接成本高，需额外支付接口费；2.2.随着信息技术的发展发展，企业对视频会议应用的不同需求的发展，过去以硬件系统为主的视频会议市场已经被打破，出现了软件视频会议系统、会议平板和会议系统一体机，以简单的功能操作，不同的会议。在场景中的灵活应用和低成本迅速赢得了企业的认可，并迅速占领了硬件视频会议系统的大部分市场空间。尤其是疫情期间，以钉钉、奇微为首的平台化应用软件推出免费视频会议服务，让视频会议在企业中得到快速推广和应用。那么软件视频会议系统有哪些优势：1）无需投资专业的硬件设备，可以使用电脑和手机进行视频会议；2）移动会议不受硬件空间限制，随时随地进行视频会议；
3）平台提供公有云服务，企业无需自建视频会议服务器或专网即可享受会议服务；
4）平台提供更多辅助功能，让会议更智能、更便捷，如会议通知、会议签到，甚至部分系统平台提供会议纪要自动语音转文字功能，省去打字的麻烦；
5）免费的第三方系统接口，系统集成更方便；
6)与第三方设备的兼容性，如摄像头和拾音设备；
三、企业如何打造经济实用的会议系统？
如果企业规模小，如果想节省成本，可以使用钉钉和奇微提供的免费会议系统个人版。比如在会议室场景中，你只需要购买摄像头和全向拾音器（它们的作用是保证会议范围的每个角落都有人说话）就可以采集到并发大，而不能听到发言者的声音，因为扬声器太远），经济设备不超过元，但会议系统个人版对会议时长和部分功能有限制，即使开通企业版服务，也只需几千元一年下来，相比硬件视频会议设备十几二十万元的投入，已经比想象中的便宜了。
如果企业有一定规模，有成本预算，在专业会议室开会很多，必须在每个会议室独立部署会议设备，与硬件视频会议系统相比，软件会议系统只需要安装摄像头和全向无线电设备。这时，IT管理员在选购时要注意，会议室是否有专业的音频设备、视频设备（如投影仪、LED显示屏），视频会议设备的视音频接入，设备之间的兼容性要考虑。经过考虑的。如果分公司是非固定办公，移动性强，此时需要考虑是否配置便携式会议设备。
四、购买会议系统如何比较？
小编建议，比较应该从以下几个方面考虑：
1）终端设备成本；
2）会面费用；参加会议的最大用户数。值得注意的是，软件视频会议设备的注册用户数并不等于会议方的数量。一些品牌虽然不限制注册用户数量，但会限制参加会议的最大人数。人的数量;
3）终端设备年费；云产品一般按设备接入次数按年收费；4)功能操作的复杂性；
5)网络要求；6）设备的兼容性；
7)与第三方的整合成本；
8）是否有很多额外的个性化功能，是否实用；
五、如何管理会议系统？
系统只提供使用路径，给工作带来方便。如果使用不当，也会影响工作和效率。日常工作中如何管理会议系统？小编总结如下：
1）用户管理；
2)会议室预订管理；
3)会议流程管理；如会议签到、会议纪律、会议是否记录、是否留档等；
4）会议设备管理；如会议日常维护、保养、常见故障处理等；
5）与外部人员会面管理；非企业内部人员如何参加企业内部会议；
六、视频会议日常管理有哪些注意事项？
1）视频会议账号专供本人使用，他人不得使用；
2）会议账号为实名制，未经授权不得修改个人信息；
3)视频会议期间，保持摄像头开启，麦克风静音；
4)视频会议期间，摄像头应对准所有与会者；
5)视频会议期间，请勿玩手机或做与会议无关的事情；
6)视频会议期间，请勿走动，干扰会场秩序；
7)视频会议期间，与会议无关的客户不得参加；
8)对于重要会议，建议所有客户提前参与会前测试工作。
七、视频会议系统使用常见问题
1)Q：使用视频会议系统需要提前预约吗？
答：需要提前预约。由于视频会议室数量有限，为避免会议冲突，需要至少提前1天联系信息管理中心进行预约；
2)、问：在线视频会议需要注意什么？
答：注意以下几点，一、除主会场外，其他所有会场均应静音，保持会议环境安静；二、摄像头应保持开启状态，严禁关闭摄像头；三、提前半小时进入会议系统进行相关调试工作；
3)、Q：视频会议中出现口哨声和重复的语音回声是怎么回事？
答：出现这个问题的原因是会场已经开通了两个会议系统客户端，需要将一个客户端静音，关闭声音；
4)、Q：外部单位可以加入群组视频会议系统参加会议吗？答：可以，但是基于信息安全考虑，企业视频会议系统中的外部单位建议不要参加会议。注册一个帐户。信息中心可以提供会议室号码和密码参加会议。